AVG, AI-telefoongesprekken en werknemersgegevens
Een praktische checklist voor doel, grondslag, opname, bewaartermijnen en toegang.
Begin met het doel, niet met opnemen
Documenteer eerst waarom de telefoonservice bestaat. Een roostervraag, ziekmelding, routeverzoek en noodsituatie zijn verschillende verwerkingsdoelen.
Koppel ieder gesprek aan minimale gegevens. Een transportverzoek heeft meestal geen prestatiehistorie of brede medische informatie nodig.
Bepaal de grondslag per verwerking
De AVG vereist een rechtsgrond, transparantie, dataminimalisatie, juistheid, opslagbeperking en beveiliging. Toestemming is in een arbeidsrelatie niet automatisch geschikt door de machtsverhouding.
De juiste grondslag hangt af van scenario, land en contract. Laat dit beoordelen door de privacyfunctionaris of juridisch adviseur.
Gespreksopname is een aparte keuze
Een AI-systeem kan een gestructureerde samenvatting maken zonder volledige audio onbeperkt te bewaren. Bepaal of opname noodzakelijk is, wie toegang heeft en wanneer verwijdering plaatsvindt.
Informeer de beller vóór gegevens worden verzameld. Technisch gemak vormt geen bewaarbeleid.
Gevoelige gegevens vragen strakkere grenzen
Ziekte- en noodgesprekken kunnen gezondheidsgegevens bevatten. Gebruik gerichte vragen en vermijd brede prompts die onnodige details oproepen.
De coördinator die vervanging regelt heeft mogelijk andere informatie nodig dan degene die medische administratie of huisvestingsveiligheid beheert.
Breng verwerkers en beveiliging in kaart
Voice AI kan telefonie, spraakherkenning, synthese, taalmodellen, berichten, CRM en hosting combineren. Maak een datastroomkaart met iedere ontvanger en opslaglocatie.
Contracten moeten instructies, geheimhouding, beveiliging, subverwerkers, transfers, verwijdering en incidentondersteuning behandelen.
Checklist vóór de lancering
Keur vóór de start doel, grondslag, melding, gegevensvelden, opname, bewaartermijnen, toegang, verwerkers, transfers, escalatie en rechtenverzoeken goed.
AVG-bewuste implementatie is geen logo in de footer. De keuzes moeten zichtbaar zijn in gesprekken, integraties en procedures.